Tips beter organiseren van uw administratie

Veel starters vinden het moeilijk om hun administratie en boekhouding te organiseren. Deze taak komt helemaal achteraan op de To Do-lijst. Tot ze plots gecontacteerd worden door hun boekhouder dat het weer bijna tijd is om de btw aan te geven en te betalen. Hij vraagt dan ook de nodige documenten op. U geraakt dan lichtjes in paniek en begint alles bij elkaar te zoeken met de nodige drukte en soms nachtwerk tot gevolg.

Wilt u deze extra drukte vermijden? Gerust zijn dat de btw op tijd wordt ingediend en betaald kan worden, dus boetes vermijden? Eventueel tussentijdse cijfers kunnen opvragen?

Eigenlijke organiseren
Organiseren van uw administratie (en boekhouding) is eigenlijk eenvoudiger, dan het lijkt.

Tips: Hoe uw administratie organiseren

  • Open iedere dag uw post en klasseer deze op de dag zelf.
  • Creëer een vaste plaats (bureau) waar u uw administratie bewaart.
  • Een apart e-mailadres voor uw elektronische administratie zoals ontvangen en uitgaande facturen of als dit niet mogelijk is, maak een aparte map in uw mail.
  • Vraag steeds een factuur op naam van uw onderneming bij uw aankopen met juiste btw-nummer en bedrijfsnaam en -adres.
  • Hou ook uw kastickets bij waarvoor u geen factuur krijgt in een plastiek mapje of grote envelop en plak of niet deze op een leeg blad.
  • Heeft u een kassa? Noteer iedere dag uw inkomsten en uitgaven.
  • Doe betalingen op een vaste dag per week, zo vergeet u er geen te betalen. Werk eventueel met een vervaldatum in uw boekhoudprogramma.
  • Schrijf op de aankoopfactuur hoe deze betaald is en op welke datum.

Voorbereiding boekhouder

  • Noteer in het begin van het jaar in uw agenda wanneer u telkens de boekhoudstukken brengt naar uw boekhouder voor verwerking.
  • Zet ook in het begin van het jaar in uw agenda wanneer de btw betaald moet worden. Zo heeft u een extra controle.
  • Verzamel al uw aankoop- en verkoopfacturen en tickets, ook uw bankuittreksels en kassa’s (bij vennootschappen) voor uw boekhouder op datum en nummer.
  • Breng tijdig de boekhoudstukken naar uw boekhouder, zodat hij de tijd heeft om ze te verwerken voor uw btw-aangifte.

Zo, nu heeft u een goede leidraad om uw administratie op orde te houden en de samenwerking met uw boekhouder optimaal te houden. Luister ook eens naar uw boekhouder en vraag hem of haar hoe u uw boekhouding kan organiseren naar zijn manier van werken. Hoe efficiënter uw boekhouder kan werken, hoe minder uren hij aan uw dossier werkt.

Bent u een starter? Lees mijn e-book: Een administratieve wegwijzer in 7 stappen